Aufräumen zum Jahreswechsel? Dann aber fehlerfrei!
Mit Ende Dezember werden Sie sich wieder fragen, was kann eigentlich weg, wenn der Kalender 2020 aufgeschlagen wird. Wir tragen zusammen, welche Art von Unterlagen für welche Zeiträume Sie im Jahr 2020 vernichten dürfen.
Die nachfolgenden Grundaufzeichnungen können nach dem 31.12.2019 vernichtet werden:
- Aufzeichnungen aus 2009 und früher
- Inventare, aufgestellt bis zum 31. Dezember 2009
- Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2009 oder früher erfolgt ist
- Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2009 oder früher aufgestellt worden sind
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2009 und älter
- Handels- oder Geschäftsbriefe, selbst verfasst und empfangen aus 2013 und älter
- sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2013 oder früher.
Dabei sind die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten. Es wird davon ausgegangen, dass die letzten Aufzeichnungen für das jeweilige Jahr im Folgejahr erfolgten. Wurden sie später vorgenommen, sind die Unterlagen entsprechend länger aufzubewahren.
Unterlagen dürfen auch nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind, weil eine Außenprüfung begonnen wurde, ein anhängiges steuerstraf- oder bußgeldrechtliches Verfahren offen ist, ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren noch geführt wird.
Es ist auch darauf zu achten, dass die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen!
Auch die nicht selbständig Tätigen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften - aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte - mehr als 500.000 € im Kalenderjahr 2019 betragen hat, müssen die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.