Das elektronische Fahrtenbuch

In Zeiten der Digitalisierung wird auch das Führen eines Fahrtenbuches mittels elektronischer Mittel immer beliebter. Nun häufen sich Streitigkeiten, die auf die Ordnungsmäßigkeit eines solchen Fahrtenbuchs abzielen.

So hat auch kürzlich das Niedersächsische Finanzgericht (Urteil v. 23.1.2019, 3 K 107/18) die Auffassung vertreten, dass es nicht ausreiche, die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden sind. Vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden.

Im Streitfall hatten das Modul und die dazugehörige Datenbank nur die Fahrten mit den durch das GPS-Modul ermittelbaren Angaben (Ort und Zeit des Beginns und des Endes der Fahrt) der Fahrten, die nicht als privat gekennzeichnet worden sind, im Rahmen der technischen Verfügbarkeit des Gerätes aufgezeichnet und in einer zentralen Datenbank gespeichert.

Die zusätzlichen jedoch unverzichtbaren Angaben (Kunden oder Geschäftspartner Angaben usw.) mussten von dem Anwender selbst ergänzt werden. Diese Angaben konnte das Programm ohne die Mitwirkung des Steuerpflichtigen den Fahrten nicht zuordnen. Das musste der Steuerpflichtige individuell zuordnen. Diese unerlässlichen Ergänzungen zu den betrieblichen Anlässen der Fahrten müssen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ebenfalls zeitnah erfolgen. Da es sich bei diesen Ergänzungen nicht feststellen lies, wann diese vorgenommen wurden (zeitnah oder später) sprach das nach Ansicht der Richter gegen die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs.

Diese Entscheidung zeigt wieder einmal, wie streng die Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch gestellt und ausgelegt werden, auch gerade dann, wenn es elektronisch erstellt wird.