E-Rechnung – Handlungsbedarf ab 2025

Die PDF-Rechnung war gestern. Der Gesetzgeber verpflichtet die Unternehmen ab 2025 die Rechnungstellung in einer ganz bestimmten Form der sog. E-Rechnung vorzunehmen. 
Was gilt ab wann? Was gibt es zu tun? 

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931).

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung anzubieten betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern.  Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.

Die grundsätzliche Verpflichtung hierzu gilt ab 1.1.2025. Allerdings hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

In den Jahren 2025 und 2026 können die Rechnungen weiterhin in Papierform übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Allerding muss jedes Unternehmen die technischen Voraussetzungen vorhalten, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen, diese aufzubewahren und in die Buchhaltungssysteme zu überführen.

Bis Ende 2027 gilt diese Übergangsfrist für Unternehmen (Rechnungsersteller), deren Vorjahresumsatz – 2026 – nicht mehr als EUR 800.000 betragen hat.   

Ab 2028 sind die Anforderungen an die E-Rechnungen für alle zwingend einzuhalten.