Neues zum Arbeitszimmer bei Selbstständigen

Die Geltendmachung von Aufwendungen für ein beruflich genutztes Arbeitszimmer ist an viele Anforderungen geknüpft. Bei Selbständigen kommt eine neue Voraussetzung dazu. 

Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer sind unter Umständen steuerlich berücksichtigungsfähig. Zu solchen Aufwendungen zählen unter anderem: anteilige Miete oder Gebäudeabschreibung, Nebenkosten (Strom, Heizung, Wasser), Renovierungskosten, Reinigungskosten und die Kosten der Ausstattung.

In einem kürzlich veröffentlichten Urteil hat der Bundesfinanzhof den Erklärungsansatz eben solcher Kosten eines Steuerpflichtigen vereint.

Grund: es fehlte an einer laufenden (!), getrennt von anderen Kosten (!) und detaillierten (!) Dokumentation aller dieser Aufwendungen.

Das Sammeln von Belegen und Aufzeichnung der Kosten für die Jahressteuererklärung reichte dem Finanzamt und auch dem Gericht nicht aus. Der Abzug wurde versagt.

Was wird verlangt?

Alle Kosten rund um das Arbeitszimmer müssen einzeln (!) und getrennt (!) von anderen Betriebsausgaben aufzeichnet werden. Dies hat zeitnah, also laufend und unverzüglich im laufenden Jahr zu passieren. Eine „Zweit-Buchhaltung“ wird verlangt.

Wie erkennt das Finanzamt eine „nachträgliche“ Zusammenstellung?

Wenn alle Unterlagen „wie aus einem Guss“ aussehen, Gesamtbeträge fürs Jahr aufgezeichnet werden ohne dass Einzelbuchungen sichtbar sind.

Digitale Dokumente lassen zudem leicht das Erstellungs- oder Änderungsdatum erkennen.

Die Aufzeichnungspflicht (so betont das Gericht) ist keine Formalität, sondern eine zwingende (!) Voraussetzung für den Abzug als Betriebsausgabe. Die Kosten sind dann in vollem Umfang nicht anzuerkennen, wie das auch in dem entschiedenen Gerichtsverfahren geschah.