Ordnungsbestimmungen für Buchführung und Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme.

Die Finanzverwaltung präzisiert ihe Vorstellungen insbesondere bei Kassenführung mit elektronischen Kassensystemen in regelmäßigen Abständen und legt einen besonderen Fokus hierauf. Ein (neues) ergänzendes Schreiben hierzu erging am 17.06.2019, sollte jedoch weder als Sommerloch-Füller verstanden, noch im Trubel der Sommerferien übersehen werden.

Wir berichteten bereits, dass zur Führung einer elektronischen Kasse grundsätzlich keine Verpflichtung besteht. Die zum 01.01.2020 geltenden Regeln entfalten aber nur dann ihre Wirkung, wenn ein solches System vorhanden ist und genutzt wird. Eine Neuanschaffung, die zweifelsohne ein Wunsch eines jeden Prüfenden wäre, ist nicht notwendig!

Hierunter ist ein System aus Hard- und Software zu verstehen, das elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen, erstellt. Im Umkehrschluss muss es nicht immer ein Kassensystem sein.

Für die in dem Zeitraum nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, die die alten Anforderungen erfüllen, aber nicht aufrüstbar sind, gilt eine Übergangsfrist bis 31.12.2022, sodass diese „alten“ Systeme weiterhin verwendet werden dürfen.

Was ist neu?

Den §§ 146a und 146b der Abgabenordnung folgend, müssen elektronische Aufzeichnungssysteme insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung gesichert sein. Ferner müssen die digitalen und gesicherten Aufzeichnungen auf einem Speichermedium für die Finanzverwaltung verfügbar sein.

Auch normiert das Gesetz eine grundsätzliche Belegausgabepflicht, wozu das Bundesfinanzministerium konkrete Hinweise gibt. Eine Verordnungsermächtigung zur Regelung von Einzelheiten (§ 146a Abs. 3 AO) sowie eine Anzeigepflicht für Steuerpflichtige über wesentliche Aspekte des elektronischen Aufzeichnungssystems (§ 146a Abs. 4 AO).